المقدم محمد العبيد

مختص في الشؤون الأمنية

الفصل الثالث : التنظيم المؤسساتي الأمني

التنظيم المؤسساتي الأمني

• مقدمة في مفهوم التنظيم .
• الأنشطة التي يتضمنها الجانب التنظيمي .
• النظام الإداري .
• الوصف الوظيفي ونطاق العمل .

الجدوى من التنظيم وأهميته  .

– مقدمة في مفهوم التنظيم :

إن عملية تحديد الأدوار لكل مهمة أمر ضروري وذلك بهدف تنسيق الجهود فيما بينهم ، وإن عمليات التطور الكبير التي شهدتها القطاعات ضمن اطار الدولة باتت كبيرة جداً ناهيك على أن الأمن بحد ذاته بات مفهوماً غنياً بالدراسات كون الأمن أصبح يشكل زادً معرفيا في العلاقات الدولية والدراسات والنظريات الأمنية .

كل ذلك تطلب من القائمين على القطاع الأمني المزيد من الدراية بشؤون التنظيم بغية الاستثمار الأمثل لموارد المؤسسة الأمنية ومنع الهدر سواء كان مادياً أو معنوياً مما ينعكس على طبيعة الأداء الأمني داخل المؤسسة وسلبياً على استراتيجية الدولة .

إن عملية التنظيم هي حاجة ضرورية من حاجات المؤسسة للنجاح ففي التنظيم تختصر المسافات يضاف لذلك الجهد الكبير وأيضاً إن عملية التنظيم تؤسس لشيئ من تحمل المسؤولية تجاه الأعمال المكلف بها ، وبالتالي تجعل العمل أكثر انضباطاً وأكثر مسؤولية .

مما تقدم يمكننا القول بأن العملية التنظيمية هي العملية التي يتم من خلالها :

-تصميم النظام الإداري للقطاع الأمني .

-تحديد المستويات الإدارية ( غدارة عليا ، إدارة متوسطة ، إدارة مباشرة ) .

-تحديد العلاقات والصلاحيات فيما بين الإدارات ورسم المهام لكل منها .

-تحديد نظام الاتصال فيما بين الإدارات .

-تنظيم وتنسيق العمل مع كافة القطاعات المتواجدة داخل كيان الدولة من جهة وما بين القطاعات التي تتشابك فيما بينها المهام .

-تحديد المهام لكل القطاع الأمني وكذلك رسم الأدوار ونطاق العمل ووصف العمل المكلف به المُسند له العمل على مستوى الفروع وحتى الأقسام .

-توضيح الأهداف الواجب الوصول إليها وانجازها مع تحديد المسؤول عن التنفيذ .

-تمكين المؤسسة الأمنية من استثمار مواردها بشكل صحيح وأمثل وبما يمكنها من الوصول لأهدافها .

-لابد لعملية التنظيم الإداري أن تراعي كافة التطورات على الساحة الدولية والإقليمية من أجل أن يكون العمل متناسباً مع البيئة الدولية .

وأخيراً يمكننا القول بأن ” تحقيق النجاح بالعمل لايأتي إلا من خلال التنظيم الإداري الذي بدوره يساعد على تحقيق الأهداف بالكم والكيف والزمن المطلوبين ” .

-الأنشطة التي يتضمنها الجانب التنظيمي :

1-تحديد المهام والعمل أو النشاط المطلوب والمرغوب بتنفيذه لتحقيق الأهداف المتوخاة.

2-تحديد حجم العمل المتوقع للوصول للهدف ومراحل ذلك.

3-بناء الهيكل التنظيمي الإداري للمؤسسة .

4-تحديد العلاقات بين كافة المستويات من أجل تحديد المسؤوليات وضبط الخلل إن ظهر في مجرى تنفيذ المهام .

5-وضع القيود والضوابط التي يتم من خلالها عملية التنسيق بين كافة المستويات .

6-تحديد مهام ونطاق عمل كل من الإدارات والفروع  والأقسام والمكاتب .

7-بناء نظام اتصال إداري بين كل المستويات العليا والدنيا.

8-تحديد العمليات والإجراءات بالمؤسسة .

9-تحديد خطوات العمل بكل مستوياته .

10-تحديد الجدول الزمني لكل عملية أو إجراء .

-النظام الإداري :

إن عملية انجاز العمل في كل خطواته يحتاج إلى تصميم نظام إداري تتسلسل فيه السلطات والصلاحيات بشكل هرمي من القمة إلى القاعدة ومن خلاله تتحدد العلاقات أفقياً ورأسياً .

ويجب أن ندرك حقيقة أنه كلما زاد حجم المؤسسة والمهام الملقاة على عاتقها انعكس ذلك على العملية الإدارية وبالتالي انعكس على النظام الإداري .

وطالما نتحدث عن الأمن بشكل عام فإنه يتأثر بشكل مباشر مع البيئة الدولية والإقليمية بكل تناقضاتها وتبايناتها كل ذلك يتطلب من المؤسسة من خلال نظامها الإداري من إيجاد أليات توصيلية تستطيع من خلالها الوصول وارسال رسائلها الخاصة بعملها .

لذلك يمكننا القول بأن عملية وضع النظام الإداري هو من أهم العمليات الإدارية لما ينعكس على المؤسسة بشكل مباشر لأن نشاط المؤسسة الأمنية يجب أن يراعي كافة الثقافات والظروف المحيطة بالدولة، إن استيعاب النظام الإداري لهذه الحقيقة يعني التعامل الأفضل للمؤسسة مع بيئتها بالدرجة الأولى والبيئة الخارجية بالدرجة الثانية، وهذا يحتم بالطبع وجود أراء أثناء عملية التخطيط والتنفيذ وإعادة التخطيط مما يؤدي إلى الخروج بخطط وأفكار تراعي كافة المؤثرات والظروف الدولية المتباينة .

-الوصف الوظيفي ونطاق العمل :

يعتبر هذا الجانب من الجوانب المهمة والمتمة للعمل والتنظيم الإداري فبعد تحديد الهيكل الإداري يتم تحديد الوصف الوظيفي حيث يهدف إلى:

-تحديد المسؤوليات بدقة لكل مسؤول وصولا للمستوى الأدنى .

-يتيح الوصف الوظيفي من سرعة الإنجاز وضبط الأداء .

-كشف الأخطاء والإخفاقات المرتكبة وتحديد المسؤول .

-حصر الوظائف والمهام المحددة مع مراعاة طبيعة هدف المؤسسة .

-إن هذه العملية تتيح  تفصيل العمل بالنسبة للمستويات الدنيا .

-الوصف الوظيفي يتيح تحديد الخبرات والمهارات المطلوبة .

-تحديد المهام بصورة واضحة مما ينعكس على مستوى الأداء .

-يتيح هذا الجانب تحقيق نوع من الرقابة .

ما تقدم نجد إن تحديد المسؤوليات بوضوح لكل مسؤول في ظل فعالية النظام الإداري يجعل مستوى أداء وكفاءة كل مسؤول تحد المجهر بصورة دائمة بما يمكن من مراقبته بوضوح وبالتالي توجيهه .

نطاق العمل :إن عملية التنظيم الإداري بحد ذاتها تسعى لتحقيق نطاق العمل وكذلك التوصيف الدقيق للعمل حتى يتم رسم  الحدود المسموح العمل في مجالها وضمنها دون تخطي للدوائر المحاذية لها ، إن نطاق العمل يتيح توصيف ما هو المطلوب إنجازه كل ذلك يؤدي حتماً إلى تنفيذ للمهام بالشكل الجيد والواضح والمحدد .

-الجدوى من التنظيم وأهميته:

إن الجدوى من التنظيم تبرز في عدة نواحي والتي يمكن إيجازها بالتالي :

-القدرة الدائمة والمستمرة على الربط بين ما تم صياغته من أهداف والخطط الهادفة للوصول إلى الهدف .

-القدرة على تنفيذ كامل الأنشطة والأعمال للوصول للهدف بأقل جهد ووقت وموارد .

-وضوح الأدوار لكل المستويات الإدارية وبالتالي تحديد المسؤوليات والإشارة إلى الجوانب السلبية الظاهرة وتحديدها .

-تحقيق درجة عالية من التنظيم ما بين المستويات كافة وتحقيق التنسيق مع المستويات الأدنى بما يكفل عدم  ظهور عدم الانسجام والتعاون .

-تحقيق درجة عالية من الربط بين المعلومات الواردة .

-الوضوح في مسؤوليات اتخاذ القرار والمحاسبة في حال ظهور التقصير .

أهميتة :

مما تقدم نجد أن أهمية التنظيم تكون من خلال :

– وجود النظام الإداري المحكم .

– يضاف لها وجود قنوات إدارية دائمة وغير منقطعة .

 – وصف إداري دقيق .

 كل ذلك يترافق مع أهداف عليا استراتيجية واضحة تتفرع عنها أهداف فرعية أصغر لكنها تتكامل في تنسيق إبداعي راقي لتحقيق الهدف المراد الوصول إليه ،وعليه تكون أسس بناء النظم الإدارية الراقية والتي تحكم بسلوكيات رفيعة مسنودة بنظم سياسية منضبطة حددت لكل فرد وفرع وقسم دوره وسخرت له الظروف المطلوبة للإنجاز في اطار نظام إداري راقي لا يمنح الفرص لظهور العشوائية  والفوضى التي قد تؤدي لسلبيات لا حمل للمؤسسة على حملها .