المقدم محمد العبيد

مختص في الشؤون الأمنية

الفصل الخامس : المتابعة والتقييم في العمل المؤسساتي

الرقابة والمتابعة والتقييم في العمل المؤسساتي الأمني

• مفهوم الرقابة المتابعة والتقييم .
• المفاهيم الخاطئة للرقابة والمتابعة  والتقييم .
• جدوى الرقابة والمتابعة والتقييم .
• مرتكزات الرقابة والمتابعة والتقييم .
• الهدف من الرقابة والمتابعة والتقييم .

 

– مفهوم الرقابة والمتابعة والتقييم  :

بعد اكتمال عمليتي التخطيط الإستراتيجي والتي يتبعها عملية التنظيم وبعد القيادة يمكننا القول بأن الرؤية العامة للمؤسسة الأمنية باتت واضحة ومحددة فهي على إدراك تام بما يجب تحقيقه والوسائل المناسبة لكل مرحلة من مراحل العمل ،

وهي تدرك أيضاً ما هو التنظيم الإداري المناسب لبدء العمل في كل المراحل كما تعلم مدى تفهم القائمين لعملهم بحجم مهامهم .

وعليه يمكننا القول بأن المتابعة والتقييم تعني التأكد من تنفيذ الأعمال كما هو مخطط لها ، وعليه لا يمكننا القول بأن هناك رقابة إن لم تكن هناك خطط استراتيجية مسبقة وأهداف محددة ، حتى نستطيع أن نقارن بين ما هو مخطط وبما تم إنجازه .

إذا لابد من أن تكون المتابعة كعنصر في العملية الإدارية هي عملية منظمة تقوم على جمع كل البيانات الخاصة بالعمل المستند لخطة  وتحليلها بما ينسجم والمرحلة التي قطعتها في الإنجاز بغية الوصول لمعلومات تؤدي إلى التأكد من رصد عملية التقدم أو حتى الوقوف أو التراجع للخطة الموضوعة أمام مستويات التنفيذ .

خطة المتابعة : هي الإطار المرجعي والذي يتم اعداده واعتماده في المتابعة للتأكد من مدى تطبيق خطوات العمل لما هو مخطط له مسبقا بالتعاون مع المستويات وهنا لابد أن تكون خطة المتابعة قد تضمن كل من مؤشرات المتابعة ويقصد بالمؤشرات هنا ” أنها العلاقة بين الوصول للهدف والعمل المُوصِلِ للهدف ” .

وعليه يمكننا القول بأن التقييم هي عملية دقيقة تتند لمؤشرات لمعرفة مدى النجاح أو الفشل في تحقيق أهداف المشروع .وعليه يكون التقييم بعدي ومرحلي وكذلك تقييم الاحتياجات .

ويقصد بالتقييم البعدي : أنها عملية تقييم منظمة لجمع كافة المعلومات وتحليلها بهدف تحديد درجة تحقيق الأهداف واتخاذ القرارات المناسبة على ضوء ذلك .

أما التقييم المرحلي : ويكون ذلك أثناء تنفيذ العمل المخطط للتأكد من سلامة العمل المؤدي للوصول للهدف المرسوم .

-الفرق بين المتابعة والتقييم :

المتابعة : هي عملية أساسية دائمة ومستمرة  لابد منها من أجل جمع كافة البيانات العملية والتي هي بدورها أي البيانات تساعد في قياس مدى تقدم خطوات العمل المرسومة نحو تحقيق الهدف ،كما يمكن من خلالها التحقق من حجم العمل المنجز ونوعيته .

التقييم : كون التقييم هو أحد المراحل المهمة فلابد من استخدام طرق البحث المناسبة بطرق منهجية الهدف من ذلك هو مدى تحقيق الأهداف .كما يعتمد التقييم على المقارنة بين المعلومات الواردة من عملية المتابعة مع المعلومات المستقاة من البيئة المحيطة بهدف مراجعة النتائج العامة .

 

(الفوارق بين التقييم والمتابعة )

م	التقييم	المتابعة
1	عملية مرحلية	عملية مستمرة
2	يقدم تحليل مفصل لمقارنة ما بين ما تم تخطيطه وما تم إنجازه	تعقب سير العمل والقيام بتحليله .
3	يركز على النتائج	التركيز على الإداء
4	يجيب على ” لماذا وكيف ” تم تحقيق النتائج	تجيب على أي من الخطوات تم تنفيذها ونتائج ذلك
5	تقدم خيارا استراتيجية	تقدم خيارات أنية للحلول
6	تبني قاعدة معرفية جديدة للتخطيط المستقبلي	تمنح التقييمات مجال أكبر للعمل
7	قد يحتاج التقييم لمساعدة من جهات خارجية	مهمة قيادة المؤسسة بالدرجة الأولى

 

– المفاهيم الخاطئة للرقابة والمتابعة والتقييم :

هناك مفاهيم يمكن وصفها بالخاطئة لدى القائمين بالعمل حيث يمكن اعتبار أن جوهر عملية الرقابة هو :

-مراقبة عمل الأفراد بالدرجة الأولى .

-تصيد أخطاء القائمين بالعمل .

-تحديد المسؤولين عن العمل .

-فرض العقوبات المناسبة .

ولكن الحقيقة تقتضي أن يقوم المسؤول عن العمل بوظيفة أساسية في عمله وهي الرقابة على اعتبارها وظيفة مكملة ومدعمة لوظائف التخطيط والتنظيم والقيادة .

وعليه يمكن القول أيضاً إن عدم الوصول للهدف في مرحلة ما من العمل لا يعني حدوث تقصير لدى القائمين بالعمل وعليه يجب النظر في الأسباب التي أدت إلى ظهور هذه الثغرة بالعمل والتي كانت حائلا في الوصول للهدف المخطط له مسبقاً .

فقد تكون هناك أسباب خارجة عن إرادة القائم والمسؤول عن العمل وهو ما نسميه الأسباب القاهرة  منها ( الوفاة لأحد المكلفين بالعمل ، التطور الدراماتيكي السياسي داخل الدولة ، تطورات جديدة على مسرح السياسة الخارجية ، تعقد في المشهد السياسي برمته ) .

– جدوى الرقابة والمتابعة والتقييم :

لاشك إن غياب الرقابة أو حتى ضعفها يعني بالضرورة ما يلي :

– عدم وجود أسس موضوعية لقياس الكفاءة وتقييم الأداء والإنجازات .

– الصوبة في تحديد المسؤولين عن التقصير أو الانحراف في العمل .

– سوء الاستثمار الأمثل للموارد وبالتالي ظهور هدر كبير في موارد المؤسسة .

– غياب الدافع لتطوير الأداء وتحسين العمل .

-غياب المساوة في تحقيق قواعد التحفيز الإيجابي والسلبي .

– مرتكزات الرقابة والمتابعة والتقييم :

إن أهم وظائف الإدارة بشكل عام هي :

-استغلال الموارد بأفضل طريقة ممكنة والابتعاد عن الهدر وأسبابه .

-الاستخدام الأمثل لكافة التقنيات والسياسات المتعلقة بالتخطيط الاستراتيجي .

-التحفيز والتنظيم الإداري هما السياسة الفعالة التي تخلق الطاقات الفعالة .

مما تقدم ذكره نجد أن أهم مرتكزات الرقابة والمتبعة والتقييم إنما هي عبارة عن مجموعة من مرتكزات القيم والمبادئ تتمثل في :

-تحقيق التنظيم الإداري الفعال والذي بدوره يحدد المهام والصلاحيات الأمر الذي يحقق التنسيق بالعمل والذي بدوره سيولد اتقان للعمل في كل المراحل .

-يحقق تنظيم إداري والذي بدوره يمنع من ارتكاب المخالفات بكل أشكالها ، وبالتالي تأمين وتحصين القائمين بالعمل .

-تحقق الرقابة بيئة أمنة للعمل والذي يرتقي إلى درجة عالية من التميز والاحتراف والمهنية .

-إن تطبيق الأسس الصحيحة للعمل الرقابي  يرتقي بمستوى العمل والذي ينعكس على الأداء بشكل عام فيحقق مستوى عالي من التخطيط وما يتبعه من خطوات .

-النظام الرقابي سيكون مقدمة لبناء نظام خاص بالحوافز للقائمين بالعمل .

-يرسخ مبادئ وقيم عالية تجاه العمل المسند للمستويات الإدارية كافة ويمنحها القدرة على المتابعة بالعمل  بسهولة .

-الرقابة تضمن عملا يتناسب وحجم الأهداف المرسومة .

مما تقدم نجد أن مجموعة هذه القيم يمكنها أن تسهم في تحقيق الرضا النفسي لدى القائمين بالعمل وبالتالي سينعكس هذا الرضا على السياسات العامة للدولة التي ستجد أمامه طرق معبدة يمكن أن تسلكها دون تردد أو قلق .

-الهدف من الرقابة والمتابعة والتقييم :

-زيادة فاعلية العمل ضمن المستويات الإدارية كافة بالاعتماد على العمل التنظيمي الجيد .

-تزويد المستويات الإدارية كافة بالمعلومات الضرورية للعمل بالوقت المناسب .

-امتلاك القدرة على التحليل في كل مستويات العمل الأمر الذي يتيح تقييم العمل ومدى البعد والقرب عن الهدف .

-المقارنة بين ما هو مخطط وما هو منفذ وبالتالي الوقوف على الحالة الواقعية دون مبالغة أو تقليل .

-المساعدة في اتخاذ القرار بعد كل خطوة تتم بها المراقبة من خلال الجدول الزمني الموضوع لذلك .

-قياس مدى النجاح للوصول للهدف .

 

الخاتمة والاستنتاجات :

مما تقدم فإننا من خلال هذه الدراسة وجدنا إن التحليل الإستراتيجي والتخطيط الإستراتيجي بات مهارة حياة تلزمنا جميعا وأينما كان موقعك من مواقع المسؤولية الإدارية ، إن النجاح في العمل يجب أن يمر من بوابة التفكير والتحليل والتخطيط حيث يعتبر ذلك من أهم شروط النجاح وهو ما يقودنا لوضع بعض الاستنتاجات الهامة والمتمثلة :

• إن إسلوب الإدارة الصحيح والمعتمد على المنهجية الصحيحة في العمل هو بداية الطريق لرسم أفاق المستقبل .
• يجب الاعتراف بأن هذا العمل هو عمل مضني وشاق ويومي لذلك يجب توفر الكوادر التي تعي أهمية هذا العمل .
• العمل الإداري هو عمل أساسي وليس كمالي وهو ضروري لكل عمل إداري يراد منه النجاح .
• إن البحث عن استدامة النجاح يتوقف على العمل الجاد الباحث عن كل أسباب النجاح
• إن أحد أسباب الفشل الإداري هو عدم امتلاك الإرادة الصحيحة باتجاه تصحيح العمل

المصادر البحثية : 

الأستاذ هاني العبدالله ( التخطيط الاستراتيجي ).

الأستاذ الدكتور محمد حسين (التخطيط الاستراتيجي للدولة ).

-الدكتور جاسم سلطان ( التفكير الاستراتيجي )

-مرجع سهام صالح – أنواع التفكير.

-حامد ربيع التحليل السياسي .

-طه بدوي النظرية السياسية .

-عامر مصباح ” نظريات التحليل الاستراتيجي  – التحليل الإقليمي للعلاقات الدولية “.